INTERNAL AUDIT TIDAK MEMBERIKAN MANFAAT..?

Ada tulisan menarik yang diposting oleh seorang kawan di millist, dan ini sangat menarik sekali. Jadi sayang kalau di lewatkan begitu saja tanpa di postingkan di blog, lumayankan bisa berbagi dengan kawan-kawan yang lain. Saya juga sudah lama sekali tidak corat-coret di blog ini, eh pas mau corat-coret topiknya cuma hasil copas aja (sangat tak bermutu...hehehehe) tapi tak apalah namanya aja pengen sharing dan belajar, siapa tau hasil copas ini bisa bermanfaat bagi kawan-kawan semua.

Internal Audit tidak memberikan manfaat?

Internal audit bisa dilogikan sebagai check kesehatan tubuh kita. Tubuh kita adalah sistem, integrated sistem yang sempurna, sempurna karena yang menciptakan yang Maha Sempurna. Sistem mulai dari incoming barang (mulut), produksi atau Pekerjaan (mulai dari kunyahan di mulut,ke hati sebagai penetralke usus halus), pengiriman (oleh darah di kirim ke semua bagian organ yang membutuhkan), pengolahan lalu pembuangan tempat sampah (yang padat bisa melalui usus besar, yang cair melalui ginjal). Proses yang dibuang dibuat enak, katanya surga dunia. 

Sistem tubuh pasti akan turun performancenya seiring dengan bertambahnya usia atau karena karena faktor yang merugikan kesehatan, jadi perlu dipastikan penurunannya tidak membuat shock karena ada organ yang sudah rusak kronis, jadi perlu check kesehatan. Check kesehatan dalam sistem organisasi dikenal dengan nama Audit. Audit bisa dilakukan oleh internal atau external . External adalah audit yang dilakukan oleh pemerintah

Customer atau badan sertifikasi suatu sistem. Internal adalah audit yang dilakukan oleh depertamen yang ada di internal, departemen saling mengaudit dalam perusahaan. Yang paling penting adalah audit internal, karena audit internal dilakukan oleh internal yang tentu memahami kendala di dalam dan kalau audit internal dilakukan maksimal maka sistem tentu akan maksimal tetapi syaratnya ketidaksesuaian yang ditemukan ketika audit diselesaikan. Ketika sistem internal sudah baik maka audit external tentu bukan masalah lagi

Ilustrasi Internal Audit

Kalau audit itu sama dengan pentingnya check kesehatan mengapa audit-internal-sistem di organisasi tidak banyak memberikan mamfaat? Dari diskusi kami selama konsultasi atau training di client kami, ada beberapa hal yang perlu diatasi agar internal audit bisa memberikan manfaat:

Audit seharusnya perlu inputan, inputan audit yahg berupa kendala system. kendala penerapan sistem pada proses yang akan diaudit perlu diinformasikan ke auditor, lalu  auditor memfollow up action plan kendala-kendala tersebut. Oleh karena itu management representative atau lead auditor perlu menginformasikan ke team auditor sebelum audit dilakukan, kendala tersebut bisa berupa:

o   Problem dominan di proses, seperti mutu, lingkungan atau safety

o   Complain pelanggan

o   Follow up rencana perbaikan atau improvement

o   Peraturan yang belum dipenuhi

o   Expense / cost yang besar

Problem / kendala berakibat ke pemborosan, dengan diinformasikan kendala tersebut ke auditor maka  audit akan fokus ke arah pemborosan tersebut(baca: cost). Inputan ini dituangkan di check list, check list akan membantu auditor mengatur waktu dan focus ke permasalahan selama audit

Follow up Informasi Permasalahan Teknis.

Ada pepatah kuno dari negeri China yang sangat terkenal, Kenalilah Musuhmu maka Seribu lawan akan bisa diatasi.  Bagaimana mengaudit bila acuannya hanya bermodal pemahaman kita saja? Apalagi yang belum memahami benar secara detail, jadi audit perlu referensi atau acuan  untuk memberikan justifikasi nanti di lapangan. 

Kasus :

• Suatu kali ada NG baru pada proses CNC dan dalam jumlah yang banyak. CNC adalah proses pembentukan suatu metal shaft menjadi bentuk yang diinginkan, pembentukan diperintahkan melalui program di mesin CNC tersebut. Auditor yang diperintahkan memfollow up dengan audit tidak bisa menemukan sumber permasalahan, parameter proses penting sudah dijalankan sesuaiControl Plan yang ada. Setelah di review manual book dan beberapa referensi buku mesin ditemukan bahwa ada satu parameter yang belum diidentifikasi yaitu perbandingan kecepatan program dan actual mesin. Rupanya di mesin tersebut ada yang mengatur perbandingan tersebut. Karena hasil yang tidak dipenuhi maka pekerja mempercepat dengan meningkatkan perbandingan proses terhadap program sehingga hasil bisa didapat. Tetapi karena perintah program tidak bisa diikuti oleh mesin maka terdapat NG tersebut
• Hasil welding buruk setelah modifikasi layout, padahal semua parameter sudah dipenuhi dengan kondisi sama dengan parameter sebelumnya. Auditor tidak menemukan masalah tersebut. Tetapi setelah direview mengenai fungsi kabel, didapat informasi apabila digunakan kabel yang terlalu panjang maka akan ada pengurangan actual arus yang diberikan. Perubahan layout diikuti dengan penggantian wire yang baru, tetapi wire baru yang digunakan terlalu panjang sehingga setingan parameter arus di mesin tidak sama dengan actualnya di proses.

Coba pahami kendala proses dengan benar, bila perlu analisa potensi penyebab secara mendalam sebelum mengaudit ke lapangan. Review semua sumber: Control plan, Manual atau referensi yang lain.

Semua proses perlu dipahami tetapi ketika mengaudit pemahaman secara mendalam sangat diperlukan, semakin mendalam maka akan semakin mudah menemukan abnormalitas proses kita.

Analisa Dengan Benar¸  Seorang auditor atau penanggung jawab -area yang diaudit harus mempunyai kemampuan dalam menganalisa. Memahami proses tanpa dilengkapi dengan kemampuan analisa maka hasil audit audit akan sia-sia, akan dihasilkan perbaikan yang sifatnya hanya koreksi atau perbaikan saja, bukan ke tindakan untuk menghilangkan penyebab masalah. Metoda untuk mendapatkan penyebab sudah pasti dipahami atau banyak yang mengetahui (Why analisa; analisa dont input, dont make, dont deliver;   fish bond, analisa who, where, when, how) tetapi apakah pelaksanaan identifikasi ketidaksesuaian di lapangan (FAKTA) di lakukan? Analisa masalah bukan analisa meja. Permasalahan yang timbul pasti mempunyai FAKTA yang berbeda. Analisa dan tindakan permasalahan akan sesuai bila sejauh mana kita bisa mengungkapkan FAKTA ketidaksesuaian di lapangan sebanyak-banyaknya dan sedalam-dalamnya.

Jadi jangan lakukan analisa tanpa datang-lihat ke tempat ketidaksesuaian

Seharusnya Mindset audit internal adalah untuk perbaikan perusahaan bukan untuk memenuhi kesesuaian pasal suatu sistem.  Kajian inefesiensi proses atau sistem menjadi tolak ukur. Saya yakin kalau sistem kita efesien maka pasti sudah memenuhi pasal. Prosedur atau proses yang sudah sesuai pasal ISO belum tentu efektif. Pasal ISO sifatnya compliance bukan efektifitas / Performance. Pasal ISO bukan berisi “How To”, tetapi baru ketentuan. Penerapan ketentuan di tiap pasal ISO diserahkan ke tiap perusahaan. Contoh dalam Pasal ISO 9001 7.4 mengenai pembelian, dinyatakan bahwa pembelian barang / jasa harus jelas dan dibeli dari supplier yang terseleksi. Bagaimana definisi jelas atau bagaimana metoda seleksi yang efektif? Semuanya itu diserahkan ke perusahaan.

Lebih Baik Audit dilakukan dengan berpikir Integrasi.

• Kalau kita melihat proses produksi, bayangan kita adalah produktifitas, barang rusak, efesiensi.Itu tidak cukup, tetapi perlu ditambah dengan aspek K3 dan lingkungan. Bagaimana expose solvent yang ada di bagian painting bisa di batasi, atau bagaimana penanganan limbah B3 (beracun dan berbahaya) ditangani, bagaimana potensi hazard atau aspek penting lainnya dikendalikan? Jaditidak melihat mutu produk sebagai object audit di produksi
• Kalau melihat proses procurement, bayangan kita adalah beli barang murah. Perlu ditambah  dengan pertimbangan K3 dan lingkungan. Bagaimana kontrak dengan supplier diatur ketentuan K3 dan lingkungan: truk pembawa kendaraan harus lulus uji emisi, packaging dibuat ramah lingkungan, atau material konten mengikuti aturan pembatasan kandungan material berbahaya dll
• Adakah yang paham efek fume pada proses welding?  Mengapa pengendalian fume tidak dilakukan efektif? Audit pada proses Welding  tidak hanya fokus ke hasil tetapi aspek K3
• Bagaimana kah pengaruh kabel yang terlalu panjang pada proses Welding? Tentu akan berpengaruh ke produk karena nilai arus akan berbeda pada mesin dan proses, TETAPI juga ke aspek safety karena wire yang panjang dan bergulung-gulung akan menimbulkan panas, panas yang berlebihan sampai mencapai titik nyala suatu benda atau zat akan menghasilkan api yang bisa menyulut ke kebakaran
• Begitu seterusnya di tiap roses atau kegiatan lain

Beripikir integrasi perlu dilakukan ketika mengevaluasi suatu proses. Audit internal perlu dilakukan gabungan, tidak hari ini audit mutu, kemudian bulan depan audit lingkungan lalu bulan berikutnya audit K3. Pemisahan pelaksanaan audit akan menyita waktu dan merepotkan. Jadi ketika audit produksi selain melihat kesesuaian pelaksanaan di produksi (Mutu) juga memeriksa hal-hal K3 dan lingkungannya seperti:

• Alat inspeksi gawat darurat di area produksi apakah dilakukan check sesuai aturan?
• Apakah pekerja produksi memakai APD / PPE sesuai dengan ketentuan?
• Apakah limbah B3 yang dihasilkan proses produksi dibuang dengan benar, mulai tempat sampah di line, TPS B3 sampai pembuangan ke instansi resmi?
• Apakah pekerja produksi memahami sign K3 dan lingkungan?
• Apakah pekerja produksi memahami tindakan bila ada gawat darurat?
• Apakah pekerja di produksi memahami bahwa parameter arus welding akan berbeda saat proses dan mempunyai potensi kebakaran akibat wire yang digunakan terlalu panjang?
• Dst

Perlu mengkonversi Temuan audit Ke Cost yang berlebihan (Expense), seringnyaaudit internal di mata manajemen sebagai beban, karena waktu terbuang dan temuan audit hanya dokumentasi, hanya melihat bahwa ada pasal ISO yang belum diaudit, kemudian laporan ke manajemen adalah jumlah temuan di tiap departemen. Apakah ini esensi bagi manajemen? Tetapi coba kalau kita rubah hasil audit tidak dokumen saja tetapi ke performance, contoh:

•  Hasil audit mengarah ke pengurangan cost listrik
• Hasil audit mengarah ke konsumsi chemical pada instalasi pengolahan air yang boros, akhirnya bisa dihasilkan pengurangan H2SO4 sampai 28 sak per minggu
• Hasil audit membantu mengurangi sampah majun dengan mengganti lap majun dengan kertas hidropaper
• Hasil audit bisa membantu pengurangan debu dari material wire, selama ini material diproteksi terhadap karat dengan “talk” sekarang diganti dengan coating posfat lalu harganya yang lebih murah. Bukankah expose “talk” (debu bedak) menjadi hilang dan ada penurunan biaya material?
• Ide pengurangan biaya listrik dihasilkan selama audit dengan penggantian dinding dan atap transparan, selama ini listrik  siang menyala karena bagian dalam gudang yang tidak tembus cahaya
• Ide perbaikan selama audit dengan pembuatan saklar individu, selama ini line produksi menggunakan saklar parallel, satu saklar untuk beberapa lampu.
• Ide penggantian APD masker yang bisa menahan solvent, walau agak mahal dari masker sebelumnya tetapi dikategorikan lebih hemat cost karena produktifitas meningkat, hal ini karena jumlah absen karena sakit di line printing berkurang.
• Mengurangi biaya pembuangan limbah B3 melalui segregasi limbah dari line produksi, pengangkut limbah produksi dari line ke TPS, pemilihan limbah B3 dan non B3 di TPS
• Hasil audit memberikan perbaikan layout “work station” yang mamfaatnya pekerja lebih nyaman dan hasilnya produksinya meningkat
• Dll lagi

Saya yakin kalau temuan audit sifatnya mengurangi cost bukan hanya dokumen atau pasal, pasti manajemen akan melihat bahwa audit adalah media yang tepat untuk menghilangkan inefesiensi.Saran saya coba conversikan temuan audit performance dalam bahasa uang ke manajamen dalam melaporkan hasil audit.

Jadi mari kita lakukan internal audit yang terencana dengan memberikan inputan problem di sistem lalu mengaudit semua proses secara terpadu (melihat aspek mutu, K3 dan lingkungan) dengan object ke efesiensi sistem.

audit lingkungan lalu bulan berikutnya audit K3. Pemisahan pelaksanaan audit akan menyita waktu dan merepotkan. Jadi ketika audit produksi selain melihat kesesuaian pelaksanaan di produksi (Mutu) juga memeriksa hal-hal K3 dan lingkungannya seperti:

• Alat inspeksi gawat darurat di area produksi apakah dilakukan check sesuai aturan?
• Apakah pekerja produksi memakai APD / PPE sesuai dengan ketentuan?
• Apakah limbah B3 yang dihasilkan proses produksi dibuang dengan benar, mulai tempat sampah di line, TPS B3 sampai pembuangan ke instansi resmi?
• Apakah pekerja produksi memahami sign K3 dan lingkungan?
• Apakah pekerja produksi memahami tindakan bila ada gawat darurat?
• Apakah pekerja di produksi memahami bahwa parameter arus welding akan berbeda saat proses dan mempunyai potensi kebakaran akibat wire yang digunakan terlalu panjang?
• Dst

Saya rasa sudah cukup share artikel hasil copas ini, semoga bermanfaat bagi kawan-kawan sekalian

“Salam Safety Untuk Anda dan Keluarga Anda dirumah”

Sumber artikel :http://us-mg5.mail.yahoo.com/neo/launch?.rand=8l273n54vdgfm#mail